Thông báo về Quyền riêng tư theo HIPAA của Lewer

THÔNG BÁO NÀY GIỚI THIỆU CÁCH THỨC THÔNG TIN Y TẾ VỀ QUÝ VỊ CÓ THỂ ĐƯỢC SỬ DỤNG VÀ TIẾT LỘ, CŨNG NHƯ CÁCH THỨC QUÝ VỊ CÓ THỂ TIẾP CẬN THÔNG TIN NÀY. XIN VUI LÒNG ĐỌC KỸ THÔNG BÁO NÀY.

Lời cam kết của chúng tôi dành cho quý vị

Thông báo này nhằm thông báo cho quý vị về các chính sách bảo mật được áp dụng bởi The Lewer Agency, Inc. và Lewer Life Insurance Company (sau đây gọi tắt là “Các Công ty Lewer” và “Lewer”), cũng như các nghĩa vụ pháp lý của Lewer liên quan đến Thông tin Y tế Được Bảo vệ của quý vị theo Đạo luật Di chuyển và Trách nhiệm Bảo hiểm Y tế năm 1996 (HIPAA). Thông báo này cũng giải thích các quyền về quyền riêng tư dành cho quý vị và các thành viên trong gia đình quý vị. Lewer thường cần truy cập Thông tin Y tế Được Bảo vệ của quý vị để đăng ký cho quý vị tham gia các chương trình bảo hiểm mà quý vị đã chọn, để thu và quản lý các khoản thanh toán cho các chương trình bảo hiểm đó, cũng như để thực hiện một số chức năng hành chính liên quan. Chúng tôi muốn đảm bảo với quý vị rằng chúng tôi tuân thủ các luật liên bang về quyền riêng tư và tôn trọng quyền riêng tư của quý vị.

Tập đoàn Lewer yêu cầu tất cả nhân viên và các bên thứ ba được cấp quyền truy cập vào Thông tin Y tế Được Bảo vệ phải tuân thủ các quy định về bảo mật được nêu dưới đây.

Mục 1. Thông tin y tế được bảo vệ là gì?

Thông tin Y tế Được Bảo vệ (còn được gọi là PHI) nói chung là thông tin giúp xác định danh tính của một cá nhân và được tạo ra hoặc nhận được bởi một nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, một chương trình bảo hiểm y tế hoặc một nhà tuyển dụng thay mặt cho một chương trình bảo hiểm y tế tập thể, liên quan đến tình trạng sức khỏe thể chất hoặc tinh thần, việc cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe hoặc thanh toán chi phí chăm sóc sức khỏe, bất kể là trong quá khứ, hiện tại hay tương lai. PHI được bảo vệ cụ thể theo Quy tắc Bảo mật HIPAA.

Mục 2. Cách chúng tôi có thể sử dụng Thông tin Y tế Được Bảo vệ của quý vị

Quy tắc Bảo mật HIPAA quy định một số trường hợp mà công ty có thể sử dụng hoặc tiết lộ Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) của quý vị mà không cần sự cho phép của quý vị. Thông thường, những trường hợp này nhằm phục vụ các mục đích kinh doanh thông thường. Phần này trình bày tóm tắt về các trường hợp mà chúng tôi có thể sử dụng và tiết lộ PHI của quý vị mà không cần sự ủy quyền bằng văn bản của quý vị.

Thanh toán. HIPAA cho phép chúng tôi sử dụng hoặc tiết lộ Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) của quý vị mà không cần sự cho phép bằng văn bản của quý vị nhằm xác định tư cách hưởng quyền lợi, yêu cầu hoàn trả từ bên thứ ba hoặc phối hợp quyền lợi với một chương trình khác mà quý vị đang được bảo hiểm. Ví dụ, một nhà cung cấp dịch vụ y tế đã điều trị cho quý vị có thể cung cấp cho chúng tôi thông tin y tế về quý vị. Chúng tôi sử dụng thông tin đó để xác định liệu các dịch vụ đó có đủ điều kiện được thanh toán theo chương trình mà quý vị đang được bảo hiểm hay không.

Hoạt động chăm sóc sức khỏe. HIPAA cho phép chúng tôi sử dụng và tiết lộ Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) của quý vị nhằm thực hiện một số chức năng hành chính nhất định, chẳng hạn như quản lý các yêu cầu thanh toán thường xuyên, các hoạt động đảm bảo chất lượng, giải quyết khiếu nại nội bộ và đánh giá hiệu quả hoạt động của chương trình. Ví dụ, chúng tôi xem xét lịch sử các yêu cầu thanh toán để nắm bắt mức độ sử dụng dịch vụ của người tham gia và thực hiện các điều chỉnh trong thiết kế chương trình nhằm kiểm soát chi phí chăm sóc sức khỏe.

Điều trị. Mặc dù HIPAA cho phép chúng tôi sử dụng và tiết lộ Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) của quý vị cho mục đích điều trị, nhưng nhìn chung chúng tôi không cần phải làm như vậy. Bác sĩ hoặc nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe của quý vị có nghĩa vụ giải thích cho quý vị về cách họ sử dụng và chia sẻ thông tin y tế của quý vị cho các mục đích điều trị, thanh toán và hoạt động chăm sóc sức khỏe.

Theo quy định hoặc yêu cầu của pháp luật.HIPAA cũng cho phép sử dụng hoặc tiết lộ Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) của quý vị mà không cần sự cho phép bằng văn bản của quý vị vì các lý do khác được pháp luật cho phép. Ví dụ, theo quy định của pháp luật, chúng tôi được phép chia sẻ thông tin, tuân thủ các yêu cầu nhất định, nhằm cung cấp thông tin về các quyền lợi hoặc dịch vụ liên quan đến sức khỏe mà bạn có thể quan tâm, đáp ứng lệnh của tòa án hoặc cơ quan hành chính, cung cấp thông tin để thúc đẩy các hoạt động y tế công cộng (ví dụ: ngăn chặn sự lây lan của bệnh tật), hoặc cho mục đích thực thi pháp luật hoặc giám sát y tế, mà không cần sự cho phép bằng văn bản của bạn. Chúng tôi cũng được phép chia sẻ PHI trong quá trình tái cơ cấu doanh nghiệp như sáp nhập, bán hoặc mua lại. Chúng tôi cũng sẽ tiết lộ thông tin y tế về bạn khi pháp luật yêu cầu, ví dụ như để ngăn chặn tổn hại nghiêm trọng đối với bạn hoặc người khác, hoặc cho Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh nếu cơ quan này muốn kiểm tra việc chúng tôi tuân thủ luật bảo mật liên bang.

Theo Giấy ủy quyền của quý vị.Khi pháp luật yêu cầu, chúng tôi sẽ xin sự ủy quyền bằng văn bản của quý vị trước khi sử dụng hoặc tiết lộ Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) của quý vị.Chúng tôi sẽ không sử dụng hoặc tiết lộ PHI của quý vị cho mục đích tiếp thị cũng như không bán PHI của quý vị mà không có sự ủy quyền của quý vị.Nếu quý vị quyết định ký Giấy ủy quyền để tiết lộ thông tin, quý vị có thể, trừ một số trường hợp ngoại lệ, thu hồi ủy quyền đó sau này để ngăn chặn bất kỳ việc sử dụng hoặc tiết lộ nào trong tương lai.

Đối với Đối tác Kinh doanh hoặc Nhà thầu phụ. Chúng tôi có thể ký kết hợp đồng với các tổ chức được gọi là Đối tác Kinh doanh và/hoặc Nhà thầu phụ, những đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc thực hiện các chức năng vì lợi ích của quý vị theo các chương trình bảo hiểm mà quý vị đã lựa chọn. Chúng tôi có thể nhận thông tin được tiết lộ từ Nhà thầu phụ hoặc tiết lộ PHI cho Đối tác Kinh doanh sau khi họ đã đồng ý bằng văn bản về việc bảo vệ PHI. Ví dụ, chúng tôi có thể tiết lộ PHI của quý vị cho Đối tác Kinh doanh để hỗ trợ việc xử lý các yêu cầu bồi thường. Các Đối tác Kinh doanh và Nhà thầu phụ cũng có nghĩa vụ theo luật định phải bảo vệ PHI của quý vị.

Gửi đến Đơn vị tài trợ Chương trình.Chúng tôi có thể tiết lộ Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) cho một số nhân viên củaĐơn vị tài trợ Chương trìnhnhằm mục đích quản lý Chương trình. Những nhân viên này sẽ chỉ sử dụng hoặc tiết lộ PHI khi thực sự cần thiết để thực hiện các chức năng quản lý Chương trình hoặc theo yêu cầu khác của HIPAA, trừ khi quý vị đã cho phép các trường hợp tiết lộ bổ sung.Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) của quý vị không được sử dụng cho các mục đích liên quan đến việc làm nếu không có sự cho phép cụ thể của quý vị.

Thông báo về vi phạm dữ liệu.Chúng tôi có thể sử dụng thông tin liên lạc của quý vị để gửi các thông báo theo quy định pháp luật về bất kỳ hành vi chiếm đoạt, truy cập hoặc tiết lộ trái phép nào đối với Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) của quý vị.

Gây quỹ.Chúng tôi sẽ không sử dụng hoặc tiết lộ Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) của quý vị cho mục đích gây quỹ; tuy nhiên, nếu quý vị nhận được thông báo gây quỹ từ chúng tôi hoặc từ một quỹ từ thiện thay mặt chúng tôi, thông báo đó sẽ nêu rõ và nổi bật quyền của quý vị trong việc lựa chọn không nhận thêm bất kỳ thông báo gây quỹ nào nữa.

Các sản phẩm và chương trình liên quan đến sức khỏe.Chúng tôi có thể sử dụng hoặc tiết lộ Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) của quý vị để cung cấp cho quý vị thông tin về các sản phẩm hoặc chương trình liên quan đến sức khỏe, tuân theo một số hạn chế nhất định do pháp luật quy định, bao gồm các hạn chế nghiêm ngặt đối với việc tài trợ từ bên thứ ba cho các thông tin liên lạc này. Quý vị có quyền lựa chọn không nhận các thông tin liên lạc như vậy từ chúng tôi.

Mục 3. Các quyền của quý vị

Quyền xem và sao chép.Trong hầu hết các trường hợp, quý vị có quyền xem và sao chép Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) mà chúng tôi lưu trữ về quý vị. Chúng tôi sẽ cung cấp bản sao hoặc bản tóm tắt hồ sơ y tế và hồ sơ yêu cầu thanh toán của quý vị, thường trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu của quý vị. Nếu quý vị yêu cầu bản sao, chúng tôi có thể thu một khoản phí hợp lý để bù đắp chi phí sao chép, gửi bưu điện, phương tiện lưu trữ di động hoặc các chi phí khác liên quan đến yêu cầu của quý vị. Yêu cầu xem xét hoặc kiểm tra Thông tin Y tế Cá nhân của bạn phải được gửi bằng văn bản đến người được liệt kê dưới đây. Trong một số trường hợp, chúng tôi có thể từ chối yêu cầu xem xét và sao chép thông tin y tế của bạn. Bạn có thể nhận thông tin dưới dạng điện tử và có thể yêu cầu chúng tôi chuyển bản sao thông tin y tế của bạn cho bên thứ ba do bạn chỉ định.

Quyền sửa đổi. Nếu quý vị cho rằng Thông tin Y tế Cá nhân về quý vị trong hồ sơ của chúng tôi là không chính xác hoặc thiếu thông tin quan trọng, quý vị có quyền yêu cầu chúng tôi sửa chữa thông tin hiện có hoặc bổ sung thông tin còn thiếu. Yêu cầu sửa đổi thông tin sức khỏe của quý vị phải được gửi bằng văn bản đến người được liệt kê dưới đây. Trong một số trường hợp, chúng tôi có thể từ chối yêu cầu sửa đổi thông tin sức khỏe của quý vị, nhưng chúng tôi sẽ thông báo lý do bằng văn bản trong vòng 60 ngày. Nếu chúng tôi từ chối yêu cầu của quý vị, quý vị có thể nộp bản tuyên bố không đồng ý với chúng tôi để được đưa vào bất kỳ lần tiết lộ nào trong tương lai về thông tin đang tranh chấp.

Quyền được cung cấp bản kê khai các trường hợp tiết lộ thông tin.Quý vị có quyền nhận được danh sách (bản kê khai) về một số trường hợp tiết lộ Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) của quý vị. Bản kê khai này sẽ không bao gồm các trường hợp tiết lộ được thực hiện (1) vì mục đích điều trị, thanh toán hoặc hoạt động chăm sóc sức khỏe (trừ khi PHI của quý vị được lưu trữ trong Hồ sơ Y tế Điện tử (EHR)); (2) cho chính bạn; (3) theo ủy quyền của bạn; (4) cho bạn bè hoặc gia đình của bạn khi có mặt bạn hoặc do tình huống khẩn cấp; (5) vì mục đích an ninh quốc gia; hoặc (6) liên quan đến các trường hợp tiết lộ được phép khác. Quyền mở rộng về việc yêu cầu danh sách các trường hợp tiết lộ từ Hệ thống Hồ sơ Y tế Điện tử (EHR) sẽ áp dụng đối với các trường hợp tiết lộ diễn ra sau ngày 1 tháng 1 năm 2014, miễn là chúng tôi đã duy trì Hệ thống Hồ sơ Y tế Điện tử (EHR) kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2009. Nếu chúng tôi triển khai Hệ thống Hồ sơ Y tế Điện tử (EHR) sau ngày 1 tháng 1 năm 2009, quyền mở rộng này sẽ áp dụng sau ngày 1 tháng 1 năm 2011 hoặc ngày chúng tôi triển khai Hệ thống Hồ sơ Y tế Điện tử (EHR) – tùy theo ngày nào muộn hơn.

Yêu cầu của quý vị về bản kê khai phải được gửi bằng văn bản đến người được liệt kê dưới đây. Quý vị có thể yêu cầu bản kê khai các trường hợp tiết lộ thông tin trong vòng sáu năm qua, ngoại trừ các trường hợp tiết lộ thông tin qua Hệ thống Hồ sơ Y tế Điện tử (EHR), trong đó chỉ bao gồm các trường hợp tiết lộ trong ba năm gần nhất. Quý vị có thể yêu cầu một bản kê khai miễn phí trong vòng 12 tháng.

Quyền yêu cầu hạn chế.Quý vị có quyền yêu cầu chúng tôi không sử dụng hoặc tiết lộ thông tin cho mục đích điều trị, thanh toán hoặc các mục đích hành chính khác, trừ khi được quý vị cho phép cụ thể, khi luật pháp yêu cầu hoặc trong các trường hợp khẩn cấp. Quý vị cũng có quyền yêu cầu chúng tôi hạn chế PHI mà chúng tôi tiết lộ cho người liên quan đến việc chăm sóc hoặc thanh toán chi phí chăm sóc của quý vị, chẳng hạn như thành viên gia đình hoặc bạn bè. Yêu cầu hạn chế của quý vị phải được gửi bằng văn bản đến người được liệt kê dưới đây. Chúng tôi sẽ xem xét yêu cầu của quý vị, nhưng trong hầu hết các trường hợp, HIPAA không bắt buộc chúng tôi phải đồng ý với những hạn chế đó theo pháp luật. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ tuân thủ bất kỳ yêu cầu hạn chế nào nếu việc tiết lộ là cho một chương trình bảo hiểm y tế nhằm mục đích thanh toán hoặc hoạt động chăm sóc sức khỏe (không phải để điều trị) và PHI chỉ liên quan đến một mặt hàng hoặc dịch vụ chăm sóc sức khỏe đã được thanh toán toàn bộ bằng tiền túi.

Quyền yêu cầu liên lạc bảo mật.Quý vị có quyền nhận các thông tin liên lạc bảo mật chứa thông tin sức khỏe của quý vị. Ví dụ, quý vị có thể yêu cầu chúng tôi liên hệ với quý vị tại nơi làm việc hoặc gửi các thông tin liên quan đến điều trị đến một địa chỉ khác. Yêu cầu của quý vị về liên lạc bảo mật phải được gửi bằng văn bản đến người được liệt kê dưới đây. Chúng tôi có nghĩa vụ đáp ứng các yêu cầu hợp lý và phải đồng ý nếu quý vị cho biết quý vị sẽ gặp nguy hiểm nếu chúng tôi không thực hiện.

Quyền được thông báo về sự cố rò rỉ thông tin. Quý vị có quyền được thông báo trong trường hợp chúng tôi (hoặc một trong các Đối tác kinh doanh hoặc Nhà thầu phụ của chúng tôi) phát hiện sự cố rò rỉ thông tin y tế cá nhân (PHI) chưa được bảo mật của quý vị. Chúng tôi sẽ thông báo cho quý vị ngay lập tức theo các quy định của liên bang nếu xảy ra sự cố rò rỉ có thể đã làm ảnh hưởng đến quyền riêng tư hoặc tính bảo mật của thông tin của quý vị.

Quyền nhận bản in của Thông báo này. Quý vị có quyền yêu cầu bản in của Thông báo này bất cứ lúc nào, ngay cả khi quý vị đã đồng ý nhận Thông báo này dưới dạng điện tử. Để nhận bản in của Thông báo này, vui lòng liên hệ với người được liệt kê dưới đây.

Quyền chỉ định người đại diện. Nếu quý vị đã ủy quyền y tế cho ai đó hoặc nếu ai đó là người giám hộ hợp pháp của quý vị, người đó có thể thực hiện các quyền của quý vị và đưa ra các quyết định liên quan đến thông tin sức khỏe của quý vị. Chúng tôi sẽ xác minh xem người đó có thẩm quyền này và có thể hành động thay mặt quý vị hay không trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào.

Hãy đưa ra quyết định. Nếu bạn có ý kiến rõ ràng về cách chúng tôi chia sẻ thông tin của bạn trong các tình huống được mô tả dưới đây, hãy liên hệ với chúng tôi. Hãy cho chúng tôi biết bạn muốn chúng tôi làm gì, và chúng tôi sẽ tuân theo hướng dẫn của bạn. Trong những trường hợp này, bạn vừa có quyền vừa có quyền lựa chọn yêu cầu chúng tôi:

Chia sẻ thông tin với gia đình, bạn bè thân thiết hoặc những người khác có liên quan đến việc thanh toán chi phí chăm sóc cho bạn
Chia sẻ thông tin trong tình huống cứu trợ thiên tai

Nếu bạn không thể cho chúng tôi biết ý kiến của mình, ví dụ như khi bạn đang bất tỉnh, chúng tôi có thể tiến hành chia sẻ thông tin của bạn nếu chúng tôi tin rằng điều đó là vì lợi ích tốt nhất của bạn. Chúng tôi cũng có thể chia sẻ thông tin của bạn khi cần thiết để giảm thiểu một mối đe dọa nghiêm trọng và cấp bách đối với sức khỏe hoặc an toàn.

Mục 4. Luật tiểu bang có quy định nghiêm ngặt hơn

Nếu có nhiều hơn một đạo luật áp dụng đối với Thông báo này, chúng tôi sẽ tuân thủ các yêu cầu của đạo luật mang lại cho quý vị mức độ bảo vệ quyền riêng tư cao hơn, bao gồm cả các đạo luật cấp bang có quy định nghiêm ngặt hơn.

Mục 5. Thông tin di truyền

Chúng tôi bị cấm sử dụng thông tin di truyền của quý vị cho mục đích thẩm định rủi ro.

Mục 6. Trách nhiệm pháp lý của chúng tôi

Theo quy định của pháp luật, chúng tôi có nghĩa vụ bảo vệ quyền riêng tư của Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) của quý vị, trao cho quý vị một số quyền liên quan đến PHI của quý vị, cung cấp cho quý vị thông báo này về các chính sách bảo mật của chúng tôi, và tuân thủ các quy định về xử lý thông tin được nêu trong thông báo này. Chúng tôi có thể thay đổi các chính sách của mình bất cứ lúc nào và những thay đổi này sẽ có hiệu lực đối với tất cả thông tin y tế cá nhân (PHI) mà chúng tôi lưu trữ cho quý vị. Trong trường hợp chúng tôi thực hiện thay đổi đáng kể trong các chính sách của mình, trang web của chúng tôi sẽ cập nhật những thay đổi này, và một bản sao giấy của thông báo đã được cập nhật sẽ được gửi qua đường bưu điện hàng năm. Quý vị cũng có thể yêu cầu một bản sao của thông báo này bất cứ lúc nào. Để biết thêm thông tin về các thực hành bảo mật của chúng tôi, vui lòng liên hệ với người được liệt kê bên dưới.

Nếu quý vị có bất kỳ thắc mắc hoặc khiếu nại nào, vui lòng liên hệ:

Kính gửi: Phòng Pháp chế
The Lewer Companies
[email protected]
9900 W.^109th Street, Suite 200
Overland Park, KS 66210
816.753.4390

Để biết thêm thông tin, vui lòng truy cập: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html.

Mục 7. Khiếu nại

Nếu quý vị lo ngại rằng chúng tôi đã vi phạm quyền riêng tư của quý vị, hoặc quý vị không đồng ý với quyết định của chúng tôi liên quan đến việc truy cập hồ sơ của quý vị, quý vị có thể liên hệ với người được nêu ở trên. Bạn cũng có thể gửi đơn khiếu nại bằng văn bản đến Văn phòng Quyền Công dân thuộc Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh Hoa Kỳ (U.S. Department of Health and Human Services — Office of Civil Rights) bằng cách gửi thư đến địa chỉ 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, gọi số 1-877-696-6775, hoặc truy cập trang web www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/. Bạn sẽ không bị phạt hoặc bị trả đũa vì đã nộp đơn khiếu nại đến Văn phòng Quyền Công dân hoặc đến chúng tôi.

Ngày có hiệu lực của Thông báo: 24 tháng 11 năm 2025