Aviso de privacidad de Lewer en virtud de la HIPAA
EL PRESENTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA, ASÍ COMO LA FORMA EN QUE USTED PUEDE ACCEDER A DICHA INFORMACIÓN. LE ROGAMOS QUE LO LEA ATENTAMENTE.
Nuestro compromiso contigo
El objetivo de este aviso es informarle sobre las prácticas de privacidad que siguen The Lewer Agency, Inc. y Lewer Life Insurance Company (en lo sucesivo, «Las empresas Lewer» y «Lewer»), así como sobre las obligaciones legales de Lewer en relación con su información sanitaria protegida, de conformidad con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA). El aviso también explica los derechos de privacidad que le corresponden a usted y a los miembros de su familia. Lewer suele necesitar acceder a su información sanitaria protegida para inscribirle en los programas de seguro que haya seleccionado, para recaudar y gestionar los pagos correspondientes a dichos programas y para llevar a cabo determinadas funciones administrativas relacionadas. Queremos asegurarle que cumplimos con la legislación federal en materia de privacidad y respetamos su derecho a la privacidad.
Lewer Companies exige a todos los miembros de nuestra plantilla y a los terceros a los que se les conceda acceso a información sanitaria protegida que cumplan con las prácticas de privacidad que se describen a continuación.
Sección 1. ¿Qué es la información sanitaria protegida?
La información sanitaria protegida (también conocida como PHI) es, en general, aquella información que identifica a una persona y que es generada o recibida por un profesional sanitario, un plan de salud o una empresa en nombre de un plan de salud colectivo, y que se refiere a afecciones de salud física o mental, a la prestación de asistencia sanitaria o al pago de dicha asistencia, ya sea en el pasado, en el presente o en el futuro. La PHI está protegida específicamente por la Norma de Privacidad de la HIPAA.
Sección 2. Cómo podemos utilizar su información sanitaria protegida
La Norma de Privacidad de la HIPAA establece una serie de casos en los que una empresa puede utilizar o divulgar su información médica protegida (PHI) sin su permiso. Por lo general, se trata de fines operativos habituales. En esta sección se ofrece una breve descripción de los casos en los que podemos utilizar y divulgar su información médica protegida (PHI) sin su autorización por escrito.
Pago. La HIPAA nos permite utilizar o divulgar su información médica protegida (PHI) sin su autorización por escrito con el fin de determinar su derecho a recibir prestaciones, solicitar el reembolso a un tercero o coordinar las prestaciones con otro programa por el que esté cubierto. Por ejemplo, un profesional sanitario que le haya prestado tratamiento puede facilitarnos información médica sobre usted. Utilizamos esa información para determinar si dichos servicios tienen derecho a ser reembolsados en el marco del programa por el que está asegurado.
Operaciones sanitarias. La HIPAA nos permite utilizar y divulgar su información médica protegida(PHI) con el fin de llevar a cabo determinadas funciones administrativas, tales como la gestión rutinaria de reclamaciones, las actividades de control de calidad, la resolución de reclamaciones internas y la evaluación del rendimiento del plan. Por ejemplo, analizamos los datos de reclamaciones para comprender el uso que hacen los participantes del plan y realizar cambios en su diseño con el objetivo de controlar los costes sanitarios.
Tratamiento. Aunque la HIPAA nos permite utilizar y divulgar su información médica protegida (PHI) con fines de tratamiento, por lo general no es necesario que lo hagamos. Su médico o profesional sanitario está obligado a explicarle cómo utiliza y comparte su información médica con fines de tratamiento, pago y operaciones sanitarias.
Según lo permita o exija la ley.La HIPAA también permite el uso o la divulgación de su PHI sin su autorización por escrito por otros motivos permitidos por la ley. Por ejemplo, la ley nos permite compartir información, siempre que se cumplan determinados requisitos, con el fin de comunicarle información sobre prestaciones o servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés, responder a una orden judicial o administrativa o a una citación, facilitar información para promover actividades de salud pública (por ejemplo, prevenir la propagación de enfermedades), o con fines de aplicación de la ley o de supervisión sanitaria, sin su autorización por escrito. También estamos autorizados a compartir la PHI durante una reestructuración empresarial, como una fusión, venta o adquisición. Asimismo, revelaremos información sanitaria sobre usted cuando así lo exija la ley; por ejemplo, para evitar un daño grave a usted o a otras personas, o al Departamento de Salud y Servicios Humanos si este desea comprobar que cumplimos con la legislación federal en materia de privacidad.
De conformidad con su autorización.Cuando así lo exija la ley, le pediremos su autorización por escrito antes de utilizar o divulgar su información médica protegida (PHI).No utilizaremos ni divulgaremos su PHI con fines de marketing ni la venderemos sin su autorización.Si decide firmar una autorización para divulgar información, podrá, salvo contadas excepciones, revocar posteriormente dicha autorización para impedir cualquier uso o divulgación futuros.
A socios comerciales o subcontratistas. Podemos celebrar contratos con entidades denominadas «socios comerciales» y/o «subcontratistas» que prestan servicios o desempeñan funciones en su beneficio en el marco de los programas de seguro que haya seleccionado. Podemos recibir información facilitada por un subcontratista o facilitar su PHI a socios comerciales, siempre que estos se hayan comprometido por escrito a proteger dicha información. Por ejemplo, podemos facilitar su PHI a un socio comercial para que nos ayude en la gestión de cualquier reclamación. Los socios comerciales y los subcontratistas también están obligados por ley a proteger su PHI.
Al promotor del plan.Podemos facilitar la información médica protegida (PHI) a determinados empleadosdel promotor del plancon el fin de gestionar el plan. Dichos empleados utilizarán o facilitarán la PHI únicamente en la medida en que sea necesario para desempeñar funciones de gestión del plan o según lo exija la HIPAA, salvo que usted haya autorizado otras divulgaciones.Su PHI no podrá utilizarse con fines laborales sin su autorización específica.
Notificación de filtración de datos.Podemos utilizar su información de contacto para enviarle las notificaciones exigidas por ley en caso de adquisición, acceso o divulgación no autorizados de su información médica protegida (PHI).
Recaudación de fondos.Es poco probable que utilicemos o divulguemos su información médica protegida (PHI) con fines de recaudación de fondos; no obstante, si recibe una comunicación relacionada con la recaudación de fondos por nuestra parte o por parte de una fundación que actúe en nuestro nombre, dicha comunicación incluirá una opción clara y destacada para que usted pueda optar por no recibir más comunicaciones de este tipo.
Productos y programas relacionados con la salud.Podemos utilizar o divulgar su información médica protegida (PHI) para proporcionarle información sobre productos o programas relacionados con la salud, con sujeción a ciertas limitaciones impuestas por la ley, incluidas restricciones estrictas sobre la financiación por parte de terceros de estas comunicaciones. Tiene derecho a optar por no recibir este tipo de comunicaciones por nuestra parte.
Sección 3. Tus derechos
Derecho a consultar y obtener copias.En la mayoría de los casos, tiene derecho a consultar y obtener copias de la información médica protegida (PHI) que conservamos sobre usted. Le facilitaremos una copia o un resumen de su historial médico y de sus reclamaciones, normalmente en un plazo de 30 días a partir de su solicitud. Si solicita copias, podremos cobrarle una tarifa razonable para cubrir los costes de copia, envío por correo, soportes portátiles u otros gastos asociados a su solicitud. Su solicitud para consultar o revisar su información médica personal debe presentarse por escrito a la persona que se indica a continuación. En algunas circunstancias, podemos denegar su solicitud de consultar y copiar su información médica. Es posible que pueda recibir la información en formato electrónico, y puede solicitar que enviemos una copia de su información médica a un tercero que usted designe.
Derecho a la rectificación. Si considera que la información sanitaria personal que figura en nuestros registros es incorrecta o que falta información importante, tiene derecho a solicitar que corrijamos la información existente o que añadamos la información que falte. Su solicitud de modificación de su información sanitaria debe presentarse por escrito a la persona que se indica a continuación. En determinadas circunstancias, podríamos denegar su solicitud de modificación de su información sanitaria, pero le comunicaremos los motivos por escrito en un plazo de 60 días. Si denegamos su solicitud, podrá presentar ante nosotros una declaración de desacuerdo para que se incluya en cualquier divulgación futura de la información objeto de controversia.
Derecho a un informe de las divulgaciones.Tiene derecho a recibir una lista (informe) de determinadas divulgaciones de su PHI. El informe no incluirá las divulgaciones que se hayan realizado: (1) con fines de tratamiento, pago u operaciones de atención sanitaria (a menos que su PHI se conserve en un historial médico electrónico (EHR)); (2) a usted mismo; (3) de conformidad con su autorización; (4) a sus amigos o familiares en su presencia o debido a una emergencia; (5) con fines de seguridad nacional; o (6) de forma incidental a divulgaciones permitidas por otros motivos. El derecho ampliado a un registro de las divulgaciones procedentes de un EHR se aplicará a las divulgaciones realizadas a partir del 1 de enero de 2014, siempre que hayamos mantenido un EHR a fecha de 1 de enero de 2009. Si adquirimos un EHR después del 1 de enero de 2009, el derecho ampliado al registro se aplicará a partir del 1 de enero de 2011 o de la fecha en que adquiramos el EHR, lo que sea posterior.
Su solicitud de informe debe presentarse por escrito a la persona que se indica a continuación. Puede solicitar un informe de las divulgaciones realizadas en los últimos seis años, salvo las realizadas a través de un historial médico electrónico (EHR), en cuyo caso el informe solo incluirá las divulgaciones de los últimos tres años. Puede solicitar un informe de forma gratuita cada 12 meses.
Derecho a solicitar restricciones.Tiene derecho a solicitar que no utilicemos ni divulguemos información con fines de tratamiento, pago u otros fines administrativos, salvo cuando usted lo autorice expresamente, cuando lo exija la ley o en situaciones de emergencia. También tiene derecho a solicitar que limitemos la información médica protegida (PHI) que divulgamos a cualquier persona implicada en su atención o en el pago de la misma, como un familiar o un amigo. Su solicitud de restricciones debe presentarse por escrito a la persona que se indica a continuación. Consideraremos su solicitud, pero en la mayoría de los casos la HIPAA no nos obliga legalmente a aceptar dichas restricciones. No obstante, cumpliremos con cualquier solicitud de restricción si la divulgación se dirige a un plan de salud con fines de pago u operaciones de atención sanitaria (no para tratamiento) y la PHI se refiere exclusivamente a un producto o servicio sanitario que haya sido pagado íntegramente de su propio bolsillo.
Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales.Tienes derecho a recibir comunicaciones confidenciales que contengan tu información sanitaria. Por ejemplo, puedes solicitar que nos pongamos en contacto contigo en tu lugar de trabajo o que enviemos las comunicaciones relativas al tratamiento a una dirección alternativa. Tu solicitud de comunicaciones confidenciales debe presentarse por escrito a la persona que se indica a continuación. Estamos obligados a atender las solicitudes razonables y debemos aceptarlas si nos indicas que correrías peligro de no hacerlo.
Derecho a ser informado de una filtración. Tiene derecho a que se le informe en caso de que nosotros (o alguno de nuestros socios comerciales o subcontratistas) descubramos una filtración de su información médica protegida (PHI) no cifrada. Le informaremos sin demora, de conformidad con los requisitos federales, si se produce una filtración que pueda haber puesto en peligro la privacidad o la seguridad de su información.
Derecho a recibir una copia en papel de este aviso.Tiene derecho a solicitar una copia en papel de este aviso en cualquier momento, incluso si ha aceptado recibirlo por vía electrónica. Para obtener una copia en papel de este aviso, póngase en contacto con la persona que figura a continuación.
Derecho a designar a un representante. Si ha otorgado a alguien un poder notarial médico o si alguien es su tutor legal, esa persona podrá ejercer sus derechos y tomar decisiones sobre su información sanitaria. Nos aseguraremos de que dicha persona cuente con dicha autoridad y pueda actuar en su nombre antes de tomar cualquier medida.
Toma decisiones. Si tienes una preferencia clara sobre cómo compartimos tu información en las situaciones que se describen a continuación, ponte en contacto con nosotros. Dinos qué quieres que hagamos y seguiremos tus instrucciones. En estos casos, tienes tanto el derecho como la opción de indicarnos que:
- Comparte la información con tu familia, tus amigos más cercanos u otras personas que participen en el pago de tu atención médica
- Compartir información en una situación de ayuda en caso de catástrofe
Si no puedes indicarnos tu preferencia, por ejemplo, si estás inconsciente, podremos compartir tu información si consideramos que redunda en tu propio interés. También podremos compartir tu información cuando sea necesario para mitigar una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad.
Sección 4. Legislación estatal más estricta
Si se aplica más de una ley a este Aviso, cumpliremos con los requisitos de la ley que le ofrezca una mayor protección de la privacidad, incluidas las leyes estatales más estrictas.
Sección 5. Información genética
Tenemos prohibido utilizar su información genética con fines de evaluación de riesgos.
Sección 6. Nuestras responsabilidades legales
La ley nos obliga a proteger la privacidad de su información médica protegida (PHI), a concederle determinados derechos con respecto a dicha información, a facilitarle este aviso sobre nuestras prácticas de privacidad y a cumplir con las prácticas de tratamiento de la información que se describen en este aviso. Podemos modificar nuestras políticas en cualquier momento y los cambios serán de aplicación a toda la PHI que conservemos sobre usted. En caso de que realicemos un cambio significativo en nuestras políticas, nuestro sitio web reflejará dichos cambios y se le enviará por correo una copia impresa del aviso actualizado una vez al año. También puede solicitar una copia de nuestro aviso en cualquier momento. Para obtener más información sobre nuestras prácticas de privacidad, póngase en contacto con la persona que figura a continuación.
Si tienes alguna pregunta o reclamación, ponte en contacto con:
A la atención del Departamento Jurídico
The Lewer Companies
[email protected]
9900 W.109th Street, Suite 200
Overland Park, KS 66210
816.753.4390
Para más información, consulta: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html.
Artículo 7. Reclamaciones
Si le preocupa que hayamos vulnerado sus derechos de privacidad, o si no está de acuerdo con una decisión que hayamos tomado sobre el acceso a su historial médico, puede ponerse en contacto con la persona indicada anteriormente. También puede presentar una reclamación por escrito ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. enviando una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, llamando al 1-877-696-6775 o visitando www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/. No se le impondrá ninguna sanción ni se tomarán represalias contra usted por presentar una reclamación ante la Oficina de Derechos Civiles o ante nosotros.
Fecha de entrada en vigor del aviso: 24 de noviembre de 2025