Avis de confidentialité HIPAA de Lewer

CET AVIS DÉCRIT COMMENT VOS INFORMATIONS MÉDICALES PEUVENT ÊTRE UTILISÉES ET DIVULGUÉES ET COMMENT VOUS POUVEZ Y ACCÉDER. VEUILLEZ LE LIRE ATTENTIVEMENT.

Notre engagement envers vous

La présente notice a pour but de vous informer des pratiques de confidentialité appliquées par The Lewer Agency, Inc. et Lewer Life Insurance Company (ci-après dénommées « Les Sociétés Lewer » et « Lewer ») et des obligations légales de Lewer concernant vos informations de santé protégées en vertu de la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act de 1996). Cet avis explique également vos droits et ceux des membres de votre famille en matière de confidentialité. Lewer a souvent besoin d'accéder à vos renseignements médicaux protégés afin de vous inscrire aux programmes d'assurance que vous avez choisis, de percevoir et de gérer les paiements relatifs à ces programmes, et d'effectuer certaines tâches administratives connexes. Nous voulons vous assurer que nous respectons les lois fédérales sur la protection de la vie privée et votre droit à la confidentialité.

La société Lewer Companies exige que tous les membres de son personnel et les tiers ayant accès à des renseignements personnels sur la santé se conforment aux pratiques de confidentialité décrites ci-dessous.

Section 1. Qu'est-ce qu'une information sur la santé protégée ?

Les renseignements sur la santé protégées (ISP) sont généralement des renseignements permettant d'identifier une personne et créés ou reçus par un professionnel de la santé, un organisme d'assurance maladie ou un employeur agissant pour le compte d'un régime d'assurance maladie collectif. Ces renseignements concernent des problèmes de santé physique ou mentale, la prestation de soins ou leur paiement, passés, présents ou futurs. Les ISP sont spécifiquement protégées par la réglementation HIPAA relative à la confidentialité.

Section 2. Comment nous pouvons utiliser vos renseignements personnels sur la santé

La réglementation HIPAA sur la confidentialité prévoit plusieurs cas où une entreprise peut utiliser ou divulguer vos renseignements personnels sur la santé (ISP) sans votre autorisation. Généralement, ce sont des opérations courantes. Cette section décrit brièvement les cas où nous pouvons utiliser et divulguer vos FSI sans votre autorisation écrite. 

Paiement . La loi HIPAA nous autorise à utiliser ou à divulguer vos renseignements personnels sur la santé sans votre autorisation écrite afin de déterminer votre admissibilité aux prestations, de demander un remboursement à un tiers ou de coordonner les prestations avec un autre programme auquel vous êtes couvert. Par exemple, un professionnel de la santé qui vous a prodigué des soins peut nous communiquer des renseignements sur la santé vous concernant. Nous utilisons ces renseignements afin de déterminer si ces services sont admissibles au remboursement dans le cadre du programme d'assurance auquel vous êtes affilié. 

Opérations de soins de santé . La loi HIPAA nous autorise à utiliser et à divulguer vos renseignements personnels sur la santé (RPS) afin d'effectuer certaines tâches administratives, comme la gestion courante des demandes de remboursement, les activités d'assurance qualité, le règlement des griefs internes et l'évaluation du rendement du régime. Par exemple, nous analysons les données relatives aux demandes de remboursement afin de comprendre l'utilisation des services par les participants et d'apporter des modifications au régime visant à maîtriser les coûts des soins de santé. 

Traitement . Bien que la loi HIPAA nous autorise à utiliser et à divulguer vos renseignements personnels de santé à des fins de traitement, nous n'y sommes généralement pas tenus. Votre médecin ou professionnel de la santé est tenu de vous expliquer comment il utilise et partage vos renseignements médicaux à des fins de traitement, de paiement et de gestion des soins.

Conformément à la loi, nous sommes autorisés à utiliser ou à divulguer vos renseignements personnels sur la santé sans votre autorisation écrite pour d’autres raisons prévues par la loi. Par exemple, nous sommes autorisés à partager des renseignements, sous réserve de certaines conditions, afin de vous communiquer des renseignements sur les prestations ou services de santé susceptibles de vous intéresser, de répondre à une injonction ou une assignation judiciaire ou administrative, de contribuer aux activités de santé publique (par exemple, la prévention de la propagation des maladies), ou à des fins de contrôle de l’application de la loi ou de surveillance sanitaire, sans votre autorisation écrite. Nous sommes également autorisés à partager vos FAI lors d'une restructuration d'entreprise comme une fusion, une vente ou une acquisition. Nous divulguerons également vos renseignements sur la santé lorsque la loi l'exige, par exemple pour prévenir un préjudice grave vous concernant ou concernant autrui, ou au ministère de la Santé et des Services sociaux s'il souhaite vérifier notre conformité à la législation fédérale sur la protection de la vie privée.  

Conformément à votre autorisation. Lorsque la loi l'exige, nous vous demanderons votre autorisation écrite avant d'utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels sur la santé. Nous n'utiliserons ni ne divulguerons vos renseignements personnels sur la santé à des fins de marketing ou de vente sans votre autorisation. Si vous choisissez de signer une autorisation de divulgation de renseignements, vous pouvez, à quelques exceptions près, la révoquer ultérieurement afin d'empêcher toute utilisation ou divulgation future.

Aux partenaires commerciaux ou sous-traitants . Nous pouvons conclure des contrats avec des entités appelées partenaires commerciaux et/ou sous-traitants qui fournissent des services ou exécutent des fonctions pour votre compte dans le cadre des programmes d'assurance que vous avez sélectionnés. Nous pouvons recevoir des renseignements divulgués par un sous-traitant ou divulguer des renseignements personnels sur la santé (RPS) à des partenaires commerciaux une fois qu'ils se sont engagés par écrit à les protéger. Par exemple, nous pouvons divulguer vos RPS à un partenaire commercial afin de faciliter la gestion des réclamations. Les partenaires commerciaux et les sous-traitants sont également tenus par la loi de protéger vos RPS.

À l'attention du promoteur du régime. Nous pouvons divulguer des renseignements personnels sur la santé à certains employés du promoteur du régime aux fins de l’administration de ce dernier. Ces employés utiliseront ou divulgueront ces renseignements uniquement dans la mesure nécessaire à l’exercice de leurs fonctions d’administration du régime ou conformément aux exigences de la loi HIPAA, à moins que vous n’ayez autorisé des divulgations supplémentaires. Vos renseignements personnels sur la santé ne peuvent être utilisés à des fins d’emploi sans votre autorisation expresse.

Avis de violation de données. Nous pouvons utiliser vos coordonnées pour vous envoyer les notifications légalement requises concernant toute acquisition, tout accès ou toute divulgation non autorisés de vos informations de santé protégées.

Collecte de fonds. Il est peu probable que nous utilisions ou divulguions vos renseignements personnels sur la santé à des fins de collecte de fonds, mais si vous recevez une communication de collecte de fonds de notre part ou d'une fondation agissant en notre nom, cette communication vous offrira une possibilité claire et visible de refuser de recevoir d'autres communications de collecte de fonds.

Produits et programmes liés à la santé. Nous pouvons utiliser ou divulguer vos renseignements personnels sur la santé afin de vous fournir des renseignements sur des produits ou programmes liés à la santé, sous réserve de certaines restrictions légales, notamment des restrictions strictes concernant le financement de ces communications par des tiers. Vous avez le droit de refuser de recevoir ces communications de notre part.

Article 3. Vos droits

Droit de consultation et de copie. Dans la plupart des cas, vous avez le droit de consulter et de copier les renseignements personnels sur la santé que nous conservons à votre sujet. Nous vous fournirons une copie ou un résumé de vos dossiers de santé et de réclamations, habituellement dans les 30 jours suivant votre demande. Si vous demandez des copies, des frais raisonnables pourraient vous être facturés afin de couvrir les coûts de reproduction, d'envoi, de support portable ou autres dépenses liées à votre demande. Votre demande de consultation ou d'examen de vos renseignements personnels sur la santé doit être soumise par écrit à la personne indiquée ci-dessous. Dans certains cas, nous pourrions refuser votre demande de consultation et de copie de vos renseignements sur la santé. Vous pourriez recevoir les renseignements en format électronique et vous pouvez demander que nous transmettions une copie de vos renseignements sur la santé à un tiers que vous désignez.

Droit de rectification . Si vous estimez que vos renseignements personnels de santé figurant dans nos dossiers sont inexacts ou incomplets, vous avez le droit de demander leur rectification ou l’ajout des renseignements manquants. Votre demande de rectification doit être soumise par écrit à la personne indiquée ci-dessous. Dans certains cas, nous pourrions refuser votre demande, mais nous vous en fournirons les raisons par écrit dans un délai de 60 jours. En cas de refus, vous pouvez déposer une déclaration de désaccord qui sera incluse dans toute communication ultérieure des renseignements contestés.

Droit à un état des divulgations. Vous avez le droit de recevoir une liste (relevé) de certaines divulgations de vos renseignements personnels sur la santé (RPS). Ce relevé n'inclura pas les divulgations effectuées : (1) à des fins de traitement, de paiement ou de gestion des soins de santé (sauf si vos RPS sont conservés dans un dossier médical électronique [DME]) ; (2) à vous ; (3) conformément à votre autorisation ; (4) à vos proches en votre présence ou en cas d'urgence ; (5) à des fins de sécurité nationale ; ou (6) accessoires à des divulgations autrement autorisées. Le droit élargi à un relevé des divulgations provenant d'un DME s'applique aux divulgations effectuées après le 1er janvier 2014, à condition que nous ayons conservé un DME au 1er janvier 2009. Si nous acquérons un DME après le 1er janvier 2009, le droit élargi à un relevé s'appliquera après le 1er janvier 2011 ou la date d'acquisition du DME, la plus tardive de ces deux dates étant retenue.

Votre demande de relevé de divulgation doit être soumise par écrit à la personne indiquée ci-dessous. Vous pouvez demander un relevé des divulgations effectuées au cours des six dernières années, à l'exception des divulgations effectuées par l'intermédiaire d'un dossier médical électronique, pour lesquelles seuls les relevés des trois dernières années seront pris en compte. Vous pouvez demander un relevé gratuit par période de 12 mois.

Droit de demander des restrictions. Vous avez le droit de demander que nous n'utilisions ni ne divulguions vos renseignements à des fins de traitement, de paiement ou autres fins administratives, sauf autorisation expresse de votre part, obligation légale ou situation d'urgence. Vous avez également le droit de demander que nous limitions la divulgation de vos renseignements personnels sur la santé à une personne impliquée dans vos soins ou leur paiement, comme un membre de votre famille ou un ami. Votre demande de restrictions doit être soumise par écrit à la personne indiquée ci-dessous. Nous examinerons votre demande, mais dans la plupart des cas, la loi HIPAA ne nous oblige pas légalement à accepter ces restrictions. Cependant, nous nous conformerons à toute demande de restriction si la divulgation est faite à un organisme d'assurance maladie à des fins de paiement ou de gestion des soins (et non pour le traitement) et si les FSI concernent exclusivement un acte ou un service de santé entièrement payé de votre poche.

Droit de demander des communications confidentielles. Vous avez le droit de recevoir des communications confidentielles contenant vos renseignements sur la santé. Par exemple, vous pouvez demander que nous vous contactions à votre lieu de travail ou que nous envoyions des communications concernant votre traitement à une autre adresse. Votre demande de communications confidentielles doit être soumise par écrit à la personne indiquée ci-dessous. Nous sommes tenus de répondre favorablement aux demandes raisonnables et d'y consentir si vous nous indiquez que votre sécurité serait en danger si nous refusions. 

Droit d'être informé en cas de violation de données . Vous avez le droit d'être informé si nous (ou l'un de nos partenaires commerciaux ou sous-traitants) constatons une violation de vos données de santé non sécurisées. Conformément à la réglementation en vigueur, nous vous aviserons sans délai de toute violation susceptible de compromettre la confidentialité ou la sécurité de vos informations.

Droit de recevoir une copie papier de cet avis. Vous avez le droit de demander une copie papier de cet avis en tout temps, même si vous avez accepté de le recevoir par voie électronique. Pour obtenir une copie papier de cet avis, veuillez communiquer avec la personne indiquée ci-dessous.

Droit de désigner un représentant . Si vous avez désigné une personne comme mandataire médical ou si une personne est votre tuteur légal, cette personne peut exercer vos droits et prendre des décisions concernant vos renseignements sur la santé. Nous veillerons à ce que cette personne ait l'autorité nécessaire et puisse agir en votre nom avant d'entreprendre toute action.

Faites vos choix . Si vous avez une préférence marquée quant à la manière dont nous partageons vos informations dans les situations décrites ci-dessous, parlez-nous-en. Indiquez-nous ce que vous voulez que nous fassions et nous suivrons vos instructions. Dans ces cas, vous avez le droit et le choix de nous indiquer de :

• Partagez ces informations avec votre famille, vos amis proches ou les autres personnes impliquées dans le paiement de vos soins.
• Partager des renseignements en situation de secours en cas de catastrophe

Si vous ne pouvez pas nous dire votre préférence, par exemple si vous êtes inconscient, nous pourrions être amenés à partager vos informations si nous estimons que c'est dans votre intérêt. Nous pourrions également partager vos informations lorsque nécessaire pour atténuer une menace grave et imminente pour la santé ou la sécurité.

Article 4. Loi provinciale plus stricte

Si plusieurs lois s'appliquent à la présente notice, nous nous conformerons aux exigences de la loi qui vous offre la meilleure protection de votre vie privée, y compris les lois provinciales plus strictes.

Section 5. Renseignements génétiques

Nous n'avons pas le droit d'utiliser vos renseignements génétiques à des fins de souscription. 

Article 6. Nos responsabilités légales

Nous sommes tenus par la loi de protéger la confidentialité de vos renseignements personnels sur la santé (RPS), de vous accorder certains droits concernant vos RPS, de vous fournir le présent avis concernant nos pratiques en matière de confidentialité et de respecter les pratiques de traitement des renseignements décrites dans le présent avis. Nous pouvons modifier nos politiques en tout temps et ces modifications s'appliqueront à tous les RPS que nous conservons vous concernant. Si des changements importants sont apportés à nos politiques, notre site Web en tiendra compte et un exemplaire papier de l'avis mis à jour vous sera envoyé par la poste chaque année. Vous pouvez également demander une copie de cet avis à tout moment. Pour de plus amples renseignements sur nos pratiques en matière de confidentialité, veuillez communiquer avec la personne indiquée ci-dessous.

Pour toute question ou réclamation, veuillez communiquer avec :

À l'attention du service juridique
Les sociétés Lewer
[email protected]
9900 W. ^109e Rue, bureau 200
Overland Park, KS 66210
816.753.4390

Pour plus d'informations, consultez : www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html.

Article 7. Réclamations

Si vous croyez que nous avons enfreint vos droits à la protection de la vie privée ou si vous contestez une décision que nous avons prise concernant l'accès à vos dossiers, vous pouvez contacter la personne mentionnée ci-dessus. Vous pouvez également déposer une plainte écrite auprès du Bureau des droits civiques du ministère de la Santé et des Services sociaux des États-Unis en envoyant un courrier à l'adresse suivante : 200 Independence Avenue, SW, Washington, DC 20201, en appelant le 1-877-696-6775 ou en consultant le site Web suivant : www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/. Le dépôt d'une plainte auprès du Bureau des droits civils ou auprès de notre établissement n'entraînera aucune sanction ni représailles.

Date d'entrée en vigueur de l'avis : 24 novembre 2025